Wiadomości

Dokumentowanie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) dla potrzeb ZUS.

Opublikowany: paź 1, 02:00

Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych szczątkowych dokumentów (pism, notatek, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) muszą ustalić dokładną jego nazwę oraz adres, a także w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach.

Gdy okaże się, że zakład pracy, w którym zainteresowany był zatrudniony obecnie już nie istnieje, należy podjąć poszukiwania, które mogą doprowadzić do uzyskania dokumentacji płacowo-osobowej niezbędnej przy ustalaniu prawa do emerytury i renty oraz obliczaniu ich wysokości.

Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. Następcami prawnymi mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. Niektórzy wojewodowie byłych 49 województw (według administracyjnego podziału kraju obowiązującego do końca 1998 r.) zorganizowali archiwa przejściowe, w których zgromadzona jest dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których byli organem założycielskim.

W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych likwidator spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany – Krajowej Radzie Spółdzielczej.Spółki prawa cywilnego i handlowego (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt.

Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej.

Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych – jednostki te ustalają we własnym zakresie.

Z prośbą o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanego zakładu pracy można zwrócić się także do Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, mieszczącej się pod adresem: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005. Ośrodek ten posiada nieliczne, przypadkowo otrzymane informacje o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Należy jednak zaznaczyć, że Ośrodek nie posiada żadnej dokumentacji – może jedynie udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy.

Informacje o archiwach

Archiwa państwowe podległe Dyrekcji Archiwów Państwowych (z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 6) na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – gromadzą materiały archiwalne, czyli akta wieczystego przechowywania o szczególnie ważnym znaczeniu historycznym.

Należy tu wyjaśnić, że akta osobowo-płacowe nie są materiałem archiwalnym, lecz dokumentacją niearchiwalną i dlatego w archiwach państwowych jest ich niewiele.

W posiadaniu archiwów państwowych znajdują się m.in. akta osobowo-płacowe pracowników niektórych spółdzielni pracy, związków kółek rolniczych, rolniczych zespołów spółdzielczych, komitetów PZPR, komend i brygad Powszechnej Organizacji “Służba Polsce”, terenowych jednostek administracji państwowej – rad powiatowych, miejskich i gminnych.

Archiwum Akt Nowych (z siedzibą w Warszawie, ul. Hankiewicza 1) jest archiwum o charakterze centralnym, gromadzącym i przechowującym materiały archiwalne wytworzone po 1918 r. przez centralne instytucje państwowe, np. Sejm, ministerstwa, urzędy, placówki dyplomatyczne, zjednoczenia i stowarzyszenia, które miały przeważnie siedzibę w Warszawie.

Archiwum Główne Akt Dawnych (z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 7) gromadzi i przechowuje materiały archiwalne centralnych instytucji państwowych sprzed 1918 r. W archiwum tym nie jest przechowywana żadna dokumentacja osobowo-płacowa.

Archiwa Rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich (z siedzibą w Warszawie, ul. Bonifraterska 6, lok. 21) od 1994 r. przejmują dokumentację po upadających i likwidowanych jednostkach organizacyjnych. Zasoby archiwalne przechowywane są na terenie 19 miejscowości w kraju. Największy zbiór dokumentacji archiwalnej – dla województwa mazowieckiego – znajduje się w Archiwum Rotacyjnym w Zielonce k. Warszawy, ul. Armii Krajowej 18a.

Środki dowodowe potwierdzające okresy zatrudnienia – ubezpieczenia

Do celów emerytalno-rentowych dokumentami potwierdzającymi okres zatrudnienia są:

• pisemne zaświadczenie zakładu pracy (pracodawcy),
• świadectwo pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy (datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar, pieczątkę zakładu pracy oraz podpis i pieczątkę służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika), a także
• orzeczenie sądu.

Zaświadczenie, o którym mowa wyżej, powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy, a w przypadku braku następcy prawnego przez jednostkę przechowującą dokumentację zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy, np. organ założycielski, firmę przechowalniczą lub archiwum.

Do potwierdzenia okresów zatrudnienia mogą służyć także dowody pośrednie, takie jak:

• legitymacja służbowa,
• umowy o pracę,
• wpisy w dowodach osobistych,
• pisma kierowane przez zakłady pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnianiu, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.

W przypadku braku możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia pisemnymi dowodami, w niektórych przypadkach dopuszcza się przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Osoba ubiegająca się o emeryturę lub rentę powinna złożyć oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów, w którym informuje o przyczynach uniemożliwiających ich uzyskanie, a następnie wskazać zeznania dwóch świadków, najlepiej byłych współpracowników.

Powołani świadkowie powinni przede wszystkim zaświadczyć, jaką pracę wykonywał zainteresowany (rodzaj pracy, zajmowane stanowisko), w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza, przez ile godzin lub dni wykonywana, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony. Świadek powinien udowodnić, w jakich okresach pracował z osobą zainteresowaną. Przedstawienie jak największej liczby faktów dotyczących pracy osoby zainteresowanej oraz świadka podnosi wiarygodność zeznań.

Zeznania świadków mogą jednak dotyczyć tylko niżej wymienionych okresów zatrudnienia przypadających przed dniem 15 listopada 1991 r.:

• okresów zatrudnienia wykonywanego na obszarze państwa polskiego – po ukończeniu 15 lat życia – w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, jeżeli w tych okresach pracownik pobierał wynagrodzenie lub zasiłki z ubezpieczenia społecznego (chorobowy, macierzyński lub opiekuńczy) albo rentę chorobową,
• okresów zatrudnienia młodocianych na obszarze państwa polskiego w warunkach określonych przepisami obowiązującymi przed dniem 1 stycznia 1975 r.

Zeznaniami świadków można udowodnić także okresy pracy przymusowej:

• wykonywanej na rzecz hitlerowskich Niemiec w okresie drugiej wojny światowej,
• wykonywanej na rozkaz władz alianckich do dnia 31 grudnia 1945 r.,
• wykonywanej na obszarze ZSRR w okresie od dnia 17 września 1939 r. do dnia 31 grudnia 1956 r.,
• okresy zatrudnienia osób, których dokumenty uległy zniszczeniu na skutek powodzi, która miała miejsce w lipcu 1997 r.

Taka sama dokumentacja będzie wymagana przy obliczaniu wartości kapitału początkowego.

Okresy zatrudnienia mogą być również dokumentowane na podstawie zachowanych akt osobowych, których okres przechowywania wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.

Dane z akt osobowych pracownika może potwierdzić w formie zaświadczenia:

• pracodawca,
• prawny następca pracodawcy, jeżeli zakład pracy został przekształcony (np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa),
• organ założycielski albo organ nadrzędny pracodawcy, którymi najczęściej byli wojewoda albo właściwy minister, w razie braku prawnego następcy pracodawcy. Organy te, na podstawie przejętej dokumentacji osobowej mogą wystawiać zaświadczenie stwierdzające okres zatrudnienia,
• związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, jeżeli pracodawcą była spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a jeżeli takiego związku nie ma albo w razie jego likwidacji – Krajowa Rada Spółdzielcza, mieszcząca się w Warszawie, przy ul. Jasnej 1,
• archiwum państwowe (w nielicznych przypadkach) lub firma (prywatna) zajmująca się przechowywaniem akt,
• archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,
• archiwa przejściowe podległe wojewodom.

Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 z późn. zm.) okresy pracy w szczególnych warunkach stwierdza zakład pracy – na podstawie posiadanej dokumentacji – w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, wystawionym według wzoru stanowiącego załącznik do przepisów wydanych na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia, lub w świadectwie pracy. Zaświadczenie zakładu pracy powinno potwierdzać charakter i stanowisko pracy w poszczególnych okresach oraz inne okoliczności, od których uzależnione jest przyznanie emerytury.

Stosownych stwierdzeń może dokonywać tylko pracodawca (zakład pracy). Żaden inny organ ani urząd nie zostały upoważnione do wystawiania świadectw pracy, jak również świadectw wykonywania pracy w szczególnych warunkach. Pracownik powinien uzyskać takie dokumenty w momencie rozwiązania umowy o pracę.

Zaświadczenia Stowarzyszenia Archiwistów Polskich nie mogą stanowić dowodu, o którym mowa w wymienionym rozporządzeniu.

Ustalenie okresów takiego zatrudnienia może nastąpić natomiast na podstawie kserokopii dokumentów (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) wydanych przez archiwum lub innego przechowawcę. Przedłożona dokumentacja jest oceniana przez organ rentowy.

Źródło: www.zus.pl

Skomentuj ten artykuł na forum